Politique de confidentialité – Agence Cormier

L’Agence Cormier tient à votre vie privée.

Cette politique explique la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons conservons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous interagissez avec nous et naviguez sur notre site web. Elle vise aussi à vous informer quant aux droits dont vous disposez à l’égard de vos renseignements personnels.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Il s’agit de toute information qui permet, directement ou indirectement, de vous identifier. Par exemple, votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance, vos aptitudes particulières, vos renseignements de santé, vos mensurations sont des renseignements personnels.

Dans quel cadre recueillons-nous des renseignements personnels?

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir des renseignements personnels lorsque vous interagissez avec nous :

via notre site web
par courriel
en personne
en remplissant un formulaire ou en remplissant des documents papiers
en soumettant votre candidature afin d’être représenté par notre agence
en soumettant votre candidature à un emploi chez nous

Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?

L’Agence Cormier recueille les renseignements personnels suivants

Catégorie de renseignements	Quels renseignements recueillons-nous?	Pourquoi en avons-nous besoin?
Renseignements biographiques	Prénom, nom Coordonnées Âge Couleur cheveux Couleur yeux Mensurations CV Photo, vidéo Date de naissance Origine ethnique ou nationale Langues parlées Contact en cas d’urgence	Pour évaluer votre candidature et prendre une décision quant à une éventuelle représentation Pour conclure un contrat avec une production Pour vous promouvoir Pour répondre à une situation d’urgence
Informations financières	Copie de carte de crédit Numéro de taxes (TPS/TVQ) Spécimen chèque	Pour le paiement de cotisations, abonnements de plateformes et autres Pour le paiement des cachets, y compris les services de paie Pour transmettre une demande de subventions Pour faire émettre un T4 et un relevé 1
Informations de santé	Allergies alimentaires, Renseignements médicaux (Allergies, intolérance, prise de médicament important)	Pour assurer votre sécurité, par exemple, si vous devez manger des aliments en audition ou lorsque les repas sont fournis sur un plateau
Informations professionnelles	Contenu d’un CV Nom de compagnie (s’il y a lieu) Numéro ACTRA Numéro ADA Numéro de membre (UDA, Sartec, etc.) Persona ID et BCPAC Numéro CNESST (lorsque l’artiste est en compagnie)	Pour soumettre votre candidature à une audition, à une audition autofilmée (self tape) ou à un callback Pour conclure un contrat avec une production
Documents gouvernementaux	Numéro de passeport Permis de conduire Permis de travail Preuve de résidence	Pour réserver un vol dans le cadre d’un tournage à l’étranger Pour l’obtention d’un crédit d’impôt
Informations spécifiques au rôle	Mensurations Piercings/tattoos Aptitudes, talents particuliers, allergies, phobies, tabagisme, droitier ou gaucher)	Pour correspondre aux caractéristiques d’un personnage ou s’y ajuster Pour la conception de costumes, de maquillage et de coiffure
Informations de réseaux sociaux	Liens vers des réseaux sociaux, liens vers d’autres sites web Photo, vidéo	Pour vous promouvoir
Informations de sécurité	Antécédents judiciaires (infractions en lien avec les exigences relatives à un lieu de tournage)	Pour satisfaire aux exigences d’une production, i.e. vérification d’antécédents judiciaires pour tournage dans certains lieux où cela est exigé (ex. lieu de cour, tribunal, assemblée nationale, etc.)
Informations sur votre candidature à un poste chez nous	CV Lettre de motivation Dossier de candidature Scolarité, expérience de travail Statut d’emploi Renseignements discutés lors d’une conversation téléphonique de vérification des références, par exemple au sujet de votre performance au travail	Pour évaluer votre candidature et pour vous contacter dans le cadre du processus.
Renseignements d’utilisation	Adresse IP Renseignements sur votre navigateur Durée des visites Pages consultées	Suivre le parcours d’un utilisateur dans les diverses sections d’un site web. Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies au moyen de la bannière qui apparaît sur le site ou en cliquant sur « Cookies » au bas la page web.

Nous n’utilisons les renseignements personnels qu’aux fins décrites ci-dessus. Avant de les utiliser à une autre fin et à moins que la loi ne nous y autorise, nous vous demanderons la permission.

Comment obtenons-nous votre consentement?

Vous pouvez exprimer votre consentement par un geste concret (en cochant une case, par exemple). Parfois, votre consentement peut être inféré à partir de votre comportement. Par exemple, si vous choisissez de nous fournir vos renseignements personnels après avoir pris connaissance de la présente politique, nous supposons que vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite dans cette politique.

Dans d’autres circonstances, par exemple, si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à des fins qui dépasseraient vos attentes raisonnables dans les circonstances, nous vous demanderons votre consentement de manière expresse.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons communiquer des renseignements vous concernant aux catégories de tiers suivantes

Catégorie de tiers	Pourquoi ont-ils besoin de vos renseignements personnels
Directeurs de casting	Pour évaluer ou soumettre la candidature d’un artiste Pour contacter l’artiste en vue d’auditions ou de tournages
Coordonnateurs de production	Pour gérer les horaires (auditions, tournages) Pour réserver des voyages et des hébergements Pour assurer la logistique de la production
Producteurs, éditeurs, employeurs (à titre d’exemples, agence de pub, boîte de production)	Pour conclure un contrat avec l’artiste Pour le paiement des cachets et des services de paie Pour répondre aux exigences spécifiques de la production (par exemple, permis de conduire, vérification des casiers judiciaires)
Comptables et services de comptabilité	Pour émettre des paiements et des T4/relevés 1 Pour gérer les aspects fiscaux et de comptabilité liés aux contrats avec l’artiste
Services de communication marketing	Pour promouvoir l’artiste Pour gérer les relations publiques et les campagnes publicitaires
Gestionnaire de base de données	Hébergement des données
Services d’hébergement	Pour réserver des hébergements lors des tournages ou des événements Pour organiser la logistique du séjour de l’artiste
Services juridiques	Pour la rédaction et la révision des contrats Pour assurer la conformité légale des engagements de l’artiste
Services de sécurité	Pour assurer la sécurité de l’artiste lors d’événements publics ou de tournages Pour gérer les risques et les situations d’urgence
Agences de voyage	Pour organiser les déplacements de l’artiste pour des tournages ou des événements à l’étranger
Médecins et services médicaux	Pour assurer la santé et la sécurité de l’artiste sur le plateau Pour répondre aux besoins médicaux spécifiques ou aux assurances de production (allergies, conditions médicales)
Services de coiffure, costumes et de maquillage	Pour correspondre aux exigences de la production en matière de coiffure et de maquillage Pour ajuster ou correspondre aux caractéristiques d’un personnage Pour concevoir et ajuster les costumes selon les spécifications de la production

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons habituellement vos renseignements personnels sur nos serveurs et dans des dossiers physiques. Cependant, nous pouvons parfois communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de votre province de résidence. Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province ou de cet autre endroit. Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous mettons en place des mesures de protection.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous mettons en place diverses mesures physiques, technologiques et organisationnelles pour protéger les renseignements personnels en notre possession contre l’accès par des personnes non autorisées, la perte, le vol, la divulgation ou la modification. Vos renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité raisonnables qui correspondent au niveau de sensibilité des renseignements qui figurent dans nos dossiers.

Nous nous engageons à prendre des précautions appropriées pour protéger vos renseignements personnels à l’égard de la perte, la fraude ou l’usage non désiré.

Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels.

Seuls les membres du personnel et nos prestataires de services qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction.

Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes.

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent :

des mesures physiques, par exemple, des locaux verrouillés;
des mesures technologiques, par exemple, des pares-feux, des mots de passe ou des normes de sécurité de l’industrie;
des mesures organisationnelles, par exemple, l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.

Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations.

Comment conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous pourrions devoir conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations de conservation. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité. Lorsque nous n’avons plus besoin de ces renseignements, nous les détruisons de façon définitive et sécuritaire.

Quels droits avez-vous à l’égard de vos renseignements personnels?

Retirer votre consentement

Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels.

Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Selon le cas :

vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend
vous ne pouvez pas retirer votre consentement, car le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire (par exemple, nous devons conserver certains renseignements financiers à des fins fiscales).

Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie.

Nous avons élaboré des procédures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous avons en notre possession sont exacts et actuels, et ce, aux fins pour lesquelles ils ont été initialement recueillis. Toutefois, lorsque vos renseignements personnels en notre possession doivent être mis à jour, nous comptons sur vous pour nous en informer.

Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez demander qu’il soit rectifié.

Pour exercer vos droits, veuillez écrire à notre responsable de la protection des renseignements personnels à info@agencecormier.com lequel vous répondra dans un délai de 30 jours.

Nous pourrions vérifier votre identité. Nous nous réservons également le droit de facturer des frais raisonnables pour couvrir le coût de la transmission des renseignements demandés, mais nous vous aviserons du coût approximatif à l’avance.

Quand est-ce que cette politique ne s’applique pas?

Notre site web peut contenir des liens qui mènent vers des sites web de tierces parties dont nous n’avons pas le contrôle. Lorsque vous quittez notre site web, vous êtes alors assujettis aux dispositions de la politique de confidentialité de cette tierce partie.

Comment nous contacter?

Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Suzanne Cormier

info@agencecormier.com
7851 ave de Gaspé,
Montréal (QC)
H2R 2A5

Allons-nous modifier cette politique?

De temps à autre, nous pourrions avoir à mettre à jour cette politique. Si nous y apportons des changements importants, nous en ferons l’annonce en diffusant un avis de mise à jour sur notre site web et par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées. Si cette politique venait à changer, la version à jour, telle qu’affichée en ligne, s’appliquera à vous.

SUZANNE CORMIER

Agente d'artistes